DUERP : format papier ou numérique ?
Le DUERP peut être tenu au format papier, numérique, ou les deux. Que dit la loi ? Quels sont les avantages pratiques et les solutions de conservation ? Voici les bonnes pratiques à connaître.
Les obligations légales
Le DUERP (DUERP) est obligatoire dès le premier salarié (article L.4121-1 et suivants du Code du travail). Il doit être mis à jour au moins une fois par an pour les entreprises de 11 salariés et plus, et à chaque évolution importante des conditions de travail. Depuis le décret n°2022-395 du 18 mars 2022, chaque version doit être conservée pendant 40 ans et tenue à disposition des salariés, anciens salariés, du CSE, du SPST, de l’inspection du travail et des organismes de prévention (Carsat, MSA, etc.).
Réf. : Articles R.4121-1 à R.4121-4 du Code du travail, Décret n° 2022-395.
Pourquoi choisir le format papier ?
- Accessibilité immédiate : pas besoin d’ordinateur ni de mot de passe, consultable partout (chantier, atelier, entrepôt).
- Visibilité : facile à afficher dans un espace commun pour sensibiliser les salariés.
- Traçabilité simple : une chemise par version, datée et signée, utile lors d’un contrôle ou audit.
Source : INRS – Focus juridique DUERP.
Pourquoi passer au numérique ?
- Mises à jour facilitées : duplication, comparaison entre versions, historisation.
- Partage contrôlé : accès sécurisé pour le CSE, le SPST, l’inspection du travail, ou les anciens salariés.
- Conservation fiable : sauvegardes multiples, moins de risques de perte ou de dégradation qu’un classeur papier.
- Pratiques administratives : la conservation longue durée est plus simple à garantir via le numérique.
Source : Circulaire du 11 juin 2024.
Le double format : une solution hybride
De nombreuses entreprises optent pour un système mixte :
- Une version numérique “maître”, utilisée pour la mise à jour, l’archivage et le partage.
- Une version papier imprimée de la dernière mise à jour et disponible dans l’établissement.
Cela permet à la fois la conformité légale et l’accès pratique en toutes circonstances.
Comment bien conserver son DUERP ?
- Durée : conservez chaque version pendant 40 ans.
- Traçabilité : datez et archivez chaque version séparément (papier ou PDF).
- Support : en l’absence de portail national opérationnel, le DUERP reste conservé en interne, papier ou numérique.
- Copies sûres :
- Papier : classeur dédié dans un lieu protégé.
- Numérique : sauvegardes redondantes (clé USB, cloud, serveur interne).
Réf. : Service-public.fr – DUERP, IGAS 2024.
Conseils pratiques
- Nommer vos fichiers avec la date et le numéro de version (ex. DUERP_2025-08_v1.pdf).
- Garder la preuve des remises ou consultations (émargement, journal d’accès, accusés internes).
- Préparer des exports PDF figés pour chaque version, afin de garantir l’intégrité.
- Associer RH et managers terrain pour fiabiliser la mise à jour annuelle.
- Pour les TPE : utiliser un modèle simple ou l’outil OiRA de l’INRS permet de démarrer rapidement.
Prêt à démarrer votre DUERP ?
Notre générateur vous guide étape par étape (unités de travail, évaluation, plan d’action) et facilite les révisions.
- Trame conforme au Code du travail (R.4121-1 s.) et recommandations INRS.
- Priorisation des actions et suivi des mises à jour.
- Export PDF propre pour le partage interne.
Astuce : gardez le DUERP sous votre contrôle. Nous n’affirmons pas conserver vos documents « 40 ans ». La loi vise l’employeur (conservation et accès).